Los suministros de oficina y papelería han sido por mucho tiempo una inversión necesaria para mantener en funcionamiento los procesos de áreas como ventas, contabilidad o recursos humanos. Sin embargo, desde hace algunos años existen herramientas digitales que le permiten a los negocios optimizar sus operaciones, lo que ha terminado por motivarlos a reducir o abandonar por completo el uso del papel.
Ahorrar en gastos de papelería y suministros de oficina
Aunque el costo del papel puede no ser elevado, cuando se contempla su impresión, almacenamiento y distribución puede llegar a representar hasta un 15% de los gastos totales de un negocio. Al papel deben sumarse los folders, clips, engrapadoras, plumas, archiveros, toners y cualquier artículo de oficina necesario para realizar actividades como generar oficios, imprimir facturas, enviar correspondencia, recabar datos de clientes, etc.
Liberar tiempo y espacio de almacenamiento
Clasificar, almacenar y buscar documentos en un archivo puede quitarle tiempo a tu personal, además de ocupar espacio que podría aprovecharsede mejor manera o dejar de pagarse. En cambio, usar una alternativa digital puede simplificar la clasificación y facilitar el acceso a los archivos de tu negocio desde cualquier lugar.
Mejorar la imagen de tu negocio
Muchas personas, especialmente las generaciones más jóvenes, buscan que los negocios de los que consumen no perjudiquen al medio ambiente. Esto representa una gran oportunidad para que al incorporar medidas ecológicas,como reducir el uso del papel, tu negocio atraiga a nuevas audiencias.
Optimizar operaciones
Elaborar informes de ventas, llevar la contabilidad o realizar cualquier otro proceso administrativo con base en papel se ha vuelto ineficaz ante las soluciones digitales que existen en la actualidad. Para llevar a cabo estas tareas, las tecnología aporta grandes ventajas en precisión, eficiencia y rapidez.
En el área de ventas, por ejemplo, tecnologías como los Sistemas Punto de Venta que ofrece EVO Payments brindan una caja registradora digital y terminales de pago, además de softwares para registrar y administrar tus ventas, y soluciones integrales para simplificar procesos contables y automatizar el control de tu inventario.
Aumentar la seguridad de tus datos
Optar por estrategias digitales, como almacenar y respaldar tus archivos en un servidor privado o en la nube, puede disminuir la probabilidad de robo o pérdida de tus datos. A diferencia del papel, formato en el cual los documentos están más expuestos a la vista de terceros, a posibles accidentes y a fenómenos como incendios o inundaciones, los archivos digitales se pueden proteger y recuperar con mayor facilidad por medio de contraseñas y copias de seguridad.
Reemplazar el uso del papel con soluciones digitales puede ser un cambio que represente enormes beneficios para el planeta y tu negocio.
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