Como consecuencia de la crisis provocada por el COVID-19 y en consonancia con la reciente tendencia de digitalización, muchos negocios han optado por reemplazar el uso del papel con herramientas tecnológicas. Este cambio no solo tiene un impacto positivo en el medio ambiente, sino que ofrece beneficios a tu negocio, como la optimización de procesos y el ahorro de costos. Para que puedas disfrutar de estas ventajas, a continuación te contamos cuáles son las tecnologías que te permiten sustituir el uso del papel:
Sistemas Punto de Venta
Un sistema punto de venta (también llamado POS, que significa point of sale) usualmente se conforma de lo siguiente:
- Software de venta: herramienta digital para procesar pagos que se puede acompañar de soluciones integrales de contabilidad y administración para tu control de ventas e inventario.
- Caja registradora digital: se compone de una tableta o monitor táctil a la que se pueden conectar dispositivos como terminales u otras pantallas.
- Terminales bancarias, móviles y virtuales: terminales compatibles con el sistema POS para que tu negocio pueda procesar diferentes métodos de pago.
A diferencia de las antiguas cajas registradoras que imprimían los tickets de compra y vouchers necesarios para las tareas de contabilidad y control de ventas, esta tecnología te puede ahorrar el gasto en rollos de papel y tiempo de trabajo, ya que almacena y organiza toda la información de tus ventas automáticamente. Además, incluso para los cobros con tarjeta, puedes enviar los recibos por correo electrónico. Si te interesa integrar estas soluciones de pago a tu negocio, puedes aprovechar las tecnologías que te ofrece EVO Payments para aceptar pagos en tus distintos canales de venta.
Códigos QR
Los códigos QR tienen una gran cantidad de usos, ya que le permiten a cualquier persona acceder a información contenida en un archivo, mensaje o página web con solo escanear un código con la cámara de su smartphone.
Puedes usar los códigos QR para que tu clientela complete encuestas de satisfacción digitales o accedan a todos los detalles o las condiciones de una promoción. Incluso puedes usarlos para aceptar transferencias electrónicas por medio de CoDi, una herramienta de cobro desarrollada por Banxico, y en el caso de restaurantes, otro ejemplo de su uso es la digitalización de los menús.
Almacenamiento en la nube
Los servicios en la nube son una de las herramientas digitales más importantes para sustituir los documentos impresos, sobre todo considerando la facilidad que te ofrecen para compartir o editar archivos al mismo tiempo y a distancia, ventaja que puede resultar crucial para los negocios que adoptaron el trabajo remoto para enfrentar el COVID-19.
Estas plataformas, entre las que se encuentran OneDrive, MEGA y Google Drive, te ofrecen espacio de almacenamiento gratuito al registrar un correo electrónico, aunque también puedes contratar gigabytes adicionales por un costo determinado al mes. De cualquier forma, es conveniente que tengas un correo electrónico y cuenta exclusivos para tu trabajo, pues no solo te será más sencillo separar los archivos de tu cuenta personal de los de tu negocio, sino que también contarás con almacenamiento exclusivo para los documentos laborales.
Protección de archivos
Una preocupación frecuente al reemplazar el uso de papel por tecnología es la protección de los archivos. Sin embargo, las plataformas en la nube cuentan con herramientas digitales para disminuir la probabilidad de perder tus archivos, como las copias de seguridad o los bloqueos por contraseña, los cuales te permiten respaldar tus documentos y protegerlos de personas ajenas a tu negocio. Para mayor protección, también puedes cifrar tus documentos antes de subirlos a tu nube con ayuda de las herramientas que ofrece tu procesador de texto.
FUENTES:
